१९६९-७० साली फिलाडेल्फिया, अमेरिका इथे मी एक वर्षाचा बांधकाम व्यवस्थापनाचा अभ्यासक्रम केला. त्यामध्ये इंजिनीअरिंगखेरीज एक प्रमुख भाग होता तो म्हणजे माणसांकडून काम करवून घेण्याची मानसिक तंत्रे ऊर्फ अप्लाइड सायकॉलॉजी. याच मथळ्याखाली वाचनालयांमध्ये कोणी शोध घेतला तर संपूर्ण निराळी माहिती आणि लेखनसंदर्भ मिळणार, कारण मॅनेजमेंटमध्ये शिकलो तो भाग खरोखरच निराळा होता. प्रत्यक्ष बांधकाम शेवटी माणसांकडूनच करवून घ्यायचे असते. ते एरवी अशक्य वाटणारे काम नेहमीच्याच लोकांकडून करवून घ्यायचे ह्या तंत्राचे नाव आहे सी (कॉस्ट) क्यू (क्वालिटी) एस (स्पीड). या सीक्यूएस पद्धतीच्या जादुगिरीने अनेक प्रॉजेक्टस् मी केली. त्याचा वेग खूप असायचा. एरवी लागणारा वेळ आणि सीक्यूएस पद्धतीमुळे लागलेला वेळ याचा फरक बघणे हाच या संशोधनाचा विषय आहे. हे एक मोहीम साध्य करण्याचे अतिशय रंजक शास्त्र आहे. श्रृबांधकाम क्षेत्रामधली अॅप्लाइड सायकॉलॉजी’
१९३० सालापासून जोरात सुरुवात झालेल्या ‘इंडस्ट्रियल आणि इंजिनीयरिंग सायकॉलॉजी’ या शाखांमधील संशोधनात अमेरिकेतल्या पीटर ड्रकर या मॅनेजमेंट गुरूचा बराच हात होता. कामगारांशी वागणुकीच्या पद्धती, त्यापासून होणारे फायदे, कारखान्यामधले वातावरण, ह्या अनेक विषयांवर तसेच अर्थव्यवस्थापनाबद्दल ड्रकर यांनी बरेच लिखाण व सल्लागार म्हणून काम केले. त्यांच्या हाताखाली तयार झालेले अनेक लोक पुढे स्वतःही सल्लागार म्हणून काम करू लागले. त्यांच्यापैकी फिलाडेल्फियामध्ये व्यवसाय करणाऱ्या वेल्ड कॉक्सने १९६० साली ‘फिलाडेल्फिया इन्स्टिट्यूट ऑफ कन्स्ट्रक्शन मॅनेजमेंट’ सुरू केली. सुरुवातीला या इन्स्टिट्यूटमध्ये विद्यार्थी कोण येणार हाच प्रश्न होता. नोकरी सोडून शिकायला येणाऱ्यांची संख्या कमी होती. इंजिनीयरिंग किंवा आर्किटेक्चरचा कोर्स केलेल्या अनेक लोकांना कन्स्ट्रक्शन मॅनेजमेंट हा विषय पद्धतशीरपणे शिकण्याची इच्छा होती, पण नोकरी सोडून येणे परवडणारे नव्हते. पुरेसे विद्यार्थी नसल्याने इन्स्टिट्यूट चालवणे कठीण बनले.
१९६८ साली पूर्ण वेळेच्या कोर्सबरोबर शनिवार-रविवारी सुटीच्या दिवशी नोकरी सांभाळून करता येण्याजोग्या कोर्सला सुरुवात झाली. अप्लाइड इंजिनियरिंग (ए.ई.) आणि कन्स्ट्रक्शन मॅनेजमेंट (सी.एम.) असा हा कोर्स होता. मी आर्किटेक्चर, टाउन प्लॅनिंग, लँडस्केप डिझाइन आणि इंटीरियर डिझाइन शिकलेला असल्याने ही सुवर्णसंधीच होती. ऑफिसतर्फेच कोर्सला पाठवण्यात आल्यामुळे फी, रजा हे सगळे प्रश्न सुटल्यामुळे हा कोर्स शक्य झाला. त्या कोर्समध्ये अप्लाइड सायकॉलॉजी असा विषय होता. त्यात खास करून लेबर सायकॉलॉजी ही निवड केली.
श्रृसीक्यूएस व्यवस्थापनपद्धती ही अप्लाइड सायकॉलॉजीमधील एका विभागत मोडते. श्रृइंजिनीयरिंग सायकॉलॉजी’चा उदय आणि विकास युरोपात जास्त प्रमाणात झाला. विमान-बांधणीच्या व्यवसायात याला विशेष महत्त्व आले. सैन्याला व आरमाराला लागणाऱ्या गोष्टी इतक्या होत्या की महायुद्धाच्या एकूण वातावरणात ह्यांवर मानसशास्त्रज्ञांनी काम केले नसते तरच नवल होते. एक प्रश्न असा यंत्रे वाढवली आणि माणसांना काम पुरत नाही असे झाले तर पंचाईत होणार. परंतु यंत्रे जितकी कार्यक्षमपणे काम करतात तेवढे माणूस कधीच करू शकत नाही. मानसशास्त्रज्ञ, इंजिनीयर्स, पैसे सांभाळणारे बँकर्स सगळ्यांनी पुन्हा पुन्हा या विषयावर खल करून निष्कर्ष काढला की याचा मध्य काढल्याशिवाय पर्याय नाही आणि नेमका ‘मध्य’ काय हे अनेकांनी वारंवार भेटून परिस्थिती अभ्यासून सतत ठरवत राहावे लागणार.
श्रृ मोटिव्हेशनल रीसर्च’ म्हणजे दुसऱ्याच्या मनात विचार निर्माण कसा करायचा. दुसऱ्याला अमुक करावेसे वाटले पाहिजे यासाठी आपण काय करायचे, हा कूटप्रश्न म्हणजे ‘मोटिव्हेशन रीसर्च’. त्यासाठी सर्वसामान्य माणसाच्या मतांची मोजणी करण्याची पद्धत विकसित झाली. त्याचे आकडे, त्याची निरीक्षणे लोकांसमोर कशी मांडायची याच्या पद्धती ठरत गेल्या. एवढ्या प्रचंड जनतेला अमुक एका बाबतीत असे असे वाटते, हे कळल्याने माणसांच्या मनांत त्याबद्दल विचार करण्याची इच्छा होते हे सिद्ध झाले. त्याच काळात यासाठी जाहिरातीच्या कलेला खूप महत्त्व आले. लोकांचे अमुक एका बाबतीत काय म्हणणे आहे हे खरेखुरे शोधून काढण्यासाठी मानसशास्त्रज्ञांनी पद्धती शोधून काढल्या. सरळसरळ प्रश्नावलीची उत्तरे ही एक पद्धत बनली. परंतु सुप्त मनांतली काही उत्तरे त्या प्रश्नावल्यांतून निसटू लागली. त्यासाठी लोकांच्या मुलाखती घेण्याच्या तंत्रामध्ये खूप प्रगती झाली.
मानसशास्त्रज्ञांसमोर आव्हान असे होते की प्रत्यक्षात दिलेली उत्तरे, मुलाखतीत सांगितलेली विधाने, खरे प्रश्न, त्याची संभाव्य उत्तरे यांची सांगड घालून खरी उत्तरे शोधायला मदत करणे. ‘खयाच्या शोधात’ असलेल्या मानसशास्त्रज्ञांची फळी त्या काळात तयार झाली. आडून प्रश्न विचारणे, चित्रांचा उपयोग, मनातले ओळखण्यासाठीची तंत्रे अशा अनेक गोष्टी शोधल्या गेल्या. विषयाचे नाट्यीकरण, खेळ, संवादात्मक गटचर्चा अशा अनेक गोष्टी खऱ्याच्या शोधासाठी तयार झाल्या. ‘कामाचे तास, कामाचे वातावरण इ.”बद्दलचा इतिहास कार्यक्षमता कमी होणे, मानसिक आणि शारीरिक थकवा, ह्या इंडस्ट्रीच्या क्षेत्रामधल्या मोठ्या अडचणी मानतात. एकोणिसाव्या शतकात रोजचे कामाचे तास १० आणि आठवड्याचे ६ दिवस काम अशी कारखान्यांमधली पद्धत होती. त्यानंतर मानसशास्त्रज्ञांनी सरासरी ८ तास काम करण्याचा सल्ला दिला आणि उत्पादनात वाढच झाली. सुटीच्या ठरलेल्या वेळाही पक्क्या केल्या. मधल्या सुटीत चहा पिणे, कॉफी पिणे अशा गोष्टीचे निश्चित फायदे मानसशास्त्रज्ञांनी सिद्ध केले. कामाच्या ठिकाणी किती उजेड असावा यावरही प्रयोग करून काही गोष्टी सिद्ध केल्या. उत्पादनक्षमता मोजण्यासाठी मात्र अनेक मानसशास्त्रज्ञांना अनेक ठिकाणी बरेच प्रयोग करून गोष्टी सिद्ध कराव्या लागल्या. तापमान, आर्द्रता याचे निकष प्रयोगानंतर पक्के केले गेले. विशिष्ट कपडे, बूट, टोप्या, संरक्षक पोषाख अशा गोष्टींवर भरपूर प्रयोग झाले. आवाज कसा, किती, तो नियंत्रित करण्याचे उपाय यावरही काम झाले.
या सगळ्यांशिवाय कामाच्या पद्धती, योग्य हालचाली, मशीनची रचना ह्यावरही भरपूर काम झाले. ‘टाइम मोशन स्टडी’ हा विचार पक्का झाला. या सगळ्यांमध्ये एकाच गोष्टीची कमतरता शिल्लक होती ती म्हणजे त्या विशिष्ट कामगाराच्या स्वभाववैशिष्ट्यांचा विचार. जेव्हा अडचणी येतील तेव्हा त्याचा विचार करण्याची जबाबदारी मानसशास्त्रज्ञावर यायची, जसे, कंटाळा, तोचतोचपणा हा प्रश्न, त्यामुळे सुटीत खेळण्याची सोय, कामाच्या ठिकाणचे वातावरण, कामाच्या प्रकारात बदल, याचेही प्रयोग झाले. अशा अनेक बाबतींत मानसशास्त्रज्ञांच्या कामाचा वाटा खूप मोठा होता. उजेड, हवा, आवाज मोजण्याचे मीटर्स जागोजागी दिसू लागले. ते मीटर्स तपासण्यासाठी तपासनीस, एकूण वातावरण, उत्पादनक्षमता तपासण्यासाठी ‘फॅक्टरी इन्स्पेक्टर्स’ अशा पद्धती रूढ झाल्या. अनेक प्रकारच्या सांकेतिक भाषा, रंगाचे संकेत सगळीकडे पक्के केले गेले.
या सगळ्याबरोबर प्रत्येक काम करणाऱ्याचे सामाजिक चलनवलन, त्याची नाती, नातेसंबंध, यालाही महत्त्व आहे हे लक्षात आले. १९२७ ते १९३२ या काळात ह्याबाबतीत बरेच काम झाले. मानसशास्त्रज्ञांनी निरीक्षक म्हणून त्या त्या ठिकाणी जाऊन एकत्र बैठका घेऊन, चर्चा करून निष्कर्ष काढले. काही निरीक्षणे, वेगवेगळ्या, स्वतंत्रपणे काम करणाऱ्या गटांनी केली. त्यांची तुलना होऊन निष्कर्ष निघाले. गट किती लोकांचा असावा, किती संख्या म्हणजे गट, किती संख्या असली की गट आवाक्याच्या बाहेर जातो, याची निरीक्षणे आणि निष्कर्ष निघाले. त्याचबरोबर ग्रूपलीडर कसा, कोण, त्याची मानसिक प्रक्रिया काय असते, यावरही बरेच काम झाले. कोणाच्या जोडीला कुठचा कामगार, त्यांचे नाते कसे असावे याविषयी प्रयोग झाले. योग्य जोड्या जमल्या की जास्त चांगले आणि लौकर काम होते या प्रकारच्या गोष्टी सिद्ध झाल्या. लोकशाही पद्धतीने निर्णय घेण्याची पद्धत असली तरी कामाच्या वातावरणात फरक पडतो, फायदा होतो, असेही मुद्दे सिद्ध होऊ लागले. योजना, धोरणे ह्यांच्यात कामगारांचा सहभाग असला की त्याचेही खूप फायदे आहेत हे सगळ्यांच्या लक्षात आले. इंग्लंडमध्ये कामगारांचा सहभाग असलेले सल्लाकेंद्र चालू करण्याचेही यशस्वी प्रयोग झाले.
‘साल.
या सगळ्यासाठी पर्यवेक्षक तयार करणे, त्यांचे प्रशिक्षण करणे हे मानसशास्त्रज्ञांसाठी खूप महत्त्वाचे व मोठे काम बनले. संवादकौशल्य, त्याचे प्रशिक्षण यालाही महत्त्व आले. व्यवस्थापनामधली उतरंड, प्रमुख, उपप्रमुख, मुख्य पर्यवेक्षक उपपर्यवेक्षक आणि कामगार ह्यातल्या प्रत्येक नात्याचा बारकाईने अभ्यास होऊ लागला. फोरमन, त्यांना इतर विभागांच्या कामाची माहिती, व्यवस्थापनाचे आणि संवादकौशल्याचे प्रशिक्षण यावर खास मेहेनत घेतली जाऊ लागली. कौशल्य, काम, रास्त मोबदला यांचा अभ्यास होऊ लागला. कमीतकमी मोबदला देण्याची कल्पना मागे पडून रास्त मोबदला दिल्याने जास्त काम मिळते याची व्यवस्थापनाला जाणीव झाली. कामगारांच्या कामाचे रास्त कौतुक करण्याच्या पद्धतीही रूढ झाल्या. श्रृ कन्स्ट्रक्शन मॅनेजमेंट सायकॉलॉजीमधल्या सीक्यूएस पद्धतीची महत्त्वाची तत्त्वे खालीलप्रमाणे होत
कुठच्याही कामाचे एकूण ३ भाग असतात. १) त्या कामासाठी लागणारे पैसे म्हणजेच त्याची खर्चकिंमत यावरचे मॅनेजरचे नियंत्रण. २) त्या कामाचा दर्जा ऊर्फ क्वालिटी. ती चांगली असावीच पण त्यापेक्षा ठरल्याप्रमाणे असावी हे जास्त महत्त्वाचे आहे, ३) त्या कामाच्या वेगावर नियंत्रण. रास्त वेळेमध्ये काम झाले, त्यामध्ये दिरंगाई झाली नाही की समाधानही मिळते आणि पैशाची बचतही होते. सीक्यूएस या तंत्राची अशी शिकवण आहे की अपेक्षित दर्जा प्रथम ठरवावा. दर्जा तपासण्याच्या पद्धती पक्क्या कराव्यात आणि जलद काम करण्याचे वेळापत्रक ठरवून त्या कामावर तुटून पडावे. खूप वेगाने अपेक्षित दर्जा गाठता आला तर पैशाची बचत आपोआप झालेलीच असते. जलद बांधकाम झाल्यामुळे प्रत्यक्ष वेळ, त्या कामाच्या विचारात आणि काळजीत जाणारा वेळ वाचतो, हा मालकाचा फार मोठा फायदा असतोच. मालक, सल्लागार, कामगार सगळे काम संपताना खूष अशी परिस्थिती एरवीच्या बांधकामात क्वचित असते. सीक्यूएसमध्ये मात्र ज्याला व्यवस्थापनाच्या भाषेत ‘विन्-विन्’ म्हणतात तशी परिस्थिती नेहमी असते. श्रृउद्देश सीक्यूएस मॉनिटरिंग मॅनेजमेंट पद्धतीने अपेक्षित दर्जाचे बांधकाम नेहमीच्या तुलनेत १/३ वेळात कसे पूर्ण होते, हे उद्दिष्ट ठरवून तपासले जाते. एकूण तीस निरनिराळ्या ठिकाणची बांधकामे अभ्यासली. त्याला एरवीच्या पद्धतीने लागणारा वेळ आणि सिक्यूएस् मॉनिटरिंग मॅनेजमेंट या अप्लाइड सायकॉलॉजीच्या पद्धतीने केलेली बांधकामे यामुळे लागणारा वेळ यांची तुलना केली. श्रृप्रत्यक्ष पद्धत आणि त्याचे तपशील सीक्यूएस या पूर्णनियोजनशास्त्रामध्ये ‘आय केअर, वुई केअर’ हा मुख्य मंत्र आहे. सध्याच्या चालू मॅनेजमेंट-शास्त्रात नि मॉनिटरिंगमध्ये मोठा फरक आहे. चालू मॅनेजमेंटमध्ये मालक पैसे देतो, त्यामुळे तो मोठा. इंग्रजांच्या काळातून रूढ झालेल्या या पद्धतीत उद्दामपणाच्या आधारावर ती तंत्रे बसवलेली असतात. स्वतः ‘साहेब’ बनून दुसरा आपल्यापेक्षा कमी आहे हे सतत दाखविणारी ही पद्धत मॉनिटरिंगला मान्य नाही. मॅनेजमेंटच्या चालू शास्त्रात देणारा नि घेणारा; मालक, नोकर असे कोणीतरी कोणातरीविरुद्ध असते, त्यामुळे पारदर्शकता नसते. मॉनिटरिंगमधे सगळ्यांचे मिळून एक ध्येय असते. त्यामुळे पारदर्शकता हा त्याचा प्राण आहे. मॉनिटर म्हणतो, ‘माझ्याकडे या कामासाठी कितीही अधिकार आत्ता दिलेले असले तरी मला या प्रत्येक गोष्टीविषयी तुम्हाला सगळ्यांना, तुमच्यापैकी प्रत्येकाला काय वाटते, ते समजून घ्यायचे आहे. आपण सगळ्यांनी मिळून ही पुढची मूलतत्त्वे ठरवू या. कोणालाही यात चूक वाटत असली, तर अवश्य मोकळेपणाने सांगा.’
अ) मूळ धोरणे:
१) प्रत्येकाची कोणाचेही म्हणणे ऐकून घ्यायची तयारी पाहिजे. अगदी कामगारांचेसुद्धा. त्यांना आपण बोलते करायला पाहिजे.
२) सभ्यपणा, माणुसकी, ही मूल्ये आपण कदापि सोडणार नाही. व्यवहार आणि माणुसकी यांची सांगड आपल्याला घालायची आहे. हे उद्दिष्ट एकट्याचे नाही, सगळ्यांचेच आहे, असले पाहिजे.
३) आपण दुसऱ्याचा, वरिष्ठ किंवा कनिष्ठ, विचार केला, तरच ते आपला विचार करतात. ब) काम न होण्याची कारणे : जेव्हा जेव्हा कुठचेही ठरलेले काम होत नाही. तेव्हा त्याची एकूण बारा कारणे असू शकतात. जगभरच्या अभ्यासानंतर ती कारणे आणि त्यांची टक्केवारी अशी असते. मॉनिटरने अनुभवाच्या जोरावर कारणे पक्की केली की तो त्या सगळ्या प्रश्नांना उत्तरे शोधू शकतो. १) कुणाचा तरी वाईट हेतू, २) सूचना स्पष्ट नसणे, ३) समजावून सांगताना नीट लक्ष नसणे,
४) कामाचे महत्त्व न समजणे आणि
५) न सुचणे ही कारणे प्रत्येकी ५ टक्क्यांपेक्षा कमी, व एकूण ११ टक्के परिणाम घडवतात ती तपशिलात आपण पाहणार नाही.
६) ह्या कामाची जबाबदारी खरी म्हणजे आपली नाही असे वाटणे ५ टक्के. हा अनुभव तुम्ही घेतला असेल. असे खूप प्रमाणात घडते.
७) ते काम येत नसणे: ५ टक्के. मॉनिटरने हे तपासायचे असते.
८) शारीरिक थकवाः ७ टक्के. मॉनिटरने ह्याकडे लक्ष द्यायचे असते.
९) आळशीपणा १० टक्के. आळत म्हणजे मानसिक थकवा. तुमच्या वरिष्ठांकडे मदत मागा, आळस नाहीसा करण्याची तंत्रे त्याला शिकवलेली असतातच. त्यासाठी सोपे व्यायाम असतात. त्या व्यायामांना १-२ मिनिटेच लागतात. ते मॉनिटरला माहीत असतात.
१०) पुरेशी पर्वा नसणेः १२ टक्के. ज्याला जरूर तो मागे लागेल तेव्हा बघू, असे मनात असणे. हे प्रमाण वाढते आहे.
११) व्यावहारिक तोट्याची शक्यताः २० टक्के. ठरलेला कामाचा व्यवहार बाजाराप्रमाणे आहे, याची खात्री करून घेतलेली असते. ठरलेले काम होत गेले, की त्या प्रमाणात ठरलेले पैसे मिळत गेलेच पाहिजेत, अशी पक्की व्यवस्था असते. घासाघीस करायची नाही. कारण त्याने माणुसकीची किंमत कमी होते. मने दुखावतात. १२) संपूर्ण किंवा काही भाग विसरणे: ३३ टक्के. सर्वांत जास्त प्रमाणात घडणारी ही गोष्ट आहे; पण लक्षात राहण्यासाठीची सगळी तंत्रे आपल्यापाशी आहेत. पद्धतीमध्येच आठवण होईल (गजर वाजेल) अशी योजना आहे. विसरेल याचा ताण तुम्ही घेण्याची जरूर नाही. तुम्ही फक्त जे कराल ते मनापासून करा. त्यामुळे चांगले काम करण्याचे समाधान मिळेल. ते आम्हाला खूप महत्त्वाचे आहे.
क) मॉनिटरिंगमधली गृहीते:
१) आपण सगळ्यांनी मिळून ज्या पद्धती, जे नियम ठरवले ते मोडण्याचे अधिकार कोणाकडेच नाहीत.
२) आणीबाणी आली तरी माणुसकीपेक्षा नियम श्रेष्ठ असे आपण कधीच म्हणणार नाही. अशा वेळी अपवादाचे अधिकार मॅनेजरकडे आहेत. मॉनिटरला सांगा.
३) व्यवहार आणि माणुसकी यांची सांगड घालण्याच्या हेतूने चांगल्या कामासाठी माफक बक्षीस, कौतुक आणि वाईट कामासाठी माफक शासन याची पद्धत सगळ्यांनी मिळून सुरुवातीलाच मान्य केलेली असते.
४) आपल्या मॉनिटरिंग पद्धतीला सगळ्या चांगल्या गुणांची कदर आहे; पण सर्वश्रेष्ठ गुण कुठचा? भरवशाचे माणूस असण्याचा. ठरल्याप्रमाणे करण्याचा.
५) आपण सगळ्यांनी न्यायबुद्धी, निर्भीडपणा, पारदर्शकपणा वागणुकीत ठेवायचा आहे. कामाच्या काळजीमुळे केलेल्या कुठल्याही सूचनेमुळे, टीकेमुळे वरिष्ठाचा अपमान होत नाही. उलट त्याला कौतुक वाटेल.
६) सगळ्यांकडून एक अपेक्षा आहे. लगेच स्पष्ट होकार, स्पष्ट नकार.
७) आपल्यापैकी प्रत्येक माणसात चांगले गुण आहेत. या कामासाठी, उद्दिष्टासाठी त्या गुणाचा जास्तीत जास्त फायदा होऊ द्या.
८) हे काम, हे उद्दिष्ट, ठरल्याप्रमाणे जिद्दीने काम करण्याचा अनुभव हा सगळ्यांच्या शिक्षणाचा एक टप्पा आहे. त्यामुळे अनेक प्रकारचे शिक्षण होणार आहे. शारीरिक, बौद्धिक, भावनिक, सामाजिक, सांस्कृतिक आणि तात्त्विक शिक्षण करताना थोडा त्रास झाला तरी यामुळे कधीच नुकसान नाही.
९) स्वतःसाठी आणि कुटुंबासाठी वेळ देणे ही आपल्या सगळ्यांचीच गरज आपल्याला मान्य आहे; पण मोहिमेमध्ये त्याच्या प्रमाणात थोडा फरक होईल.
१०) आपल्यापैकी प्रत्येकाला कनिष्ठ अधिकाऱ्याकडून रिपोर्ट घ्यायचा आहे नि वरिष्ठ अधिकाऱ्याला रिपोर्ट द्यायचा आहे. तो रिपोर्ट विशिष्ट पद्धतीत आणि लेखी देणे आपले कर्तव्यच आहे. श्र दुर्दैवाने आपल्या सामाजिक कामाच्या वातावरणात तत्त्वे आणि वास्तव यामध्ये प्रचंड भेद मान्य करण्याची पद्धत आहे; पण या मोहिमेत या दोन्ही गोष्टींत जवळजवळ काहीच फरक नाही. हे कायम लक्षात हवे.
आता जरा हीच मूलतत्त्वे स्वतःच्या आयुष्याशी ताडून बघावीत! आपल्या हातून न विसरता चांगले काम व्हावे म्हणून सर्वजण ही तत्त्वे वापरत असतातच. उदाहरणार्थ : आठवण व्हावी म्हणून घरी पाटीवर वस्तूंची यादी लिहितात, घरात चहा, साखरेचे डबे कुठे ठेवायचे, याची ठराविक जागा पक्की करतात हे मॉनिटरिंगच आहे. ड) सीक्यूएस मॉनिटरिंग मॅनेजमेंटमधल्या आणखी काही महत्त्वाच्या गोष्टी आणि फाइलिंग
कुठल्याही माणसाला भांबावलेल्या अवस्थेत कुठचाही निर्णय नीट घेता येत नाही. मॉनिटरने सतत थंड डोक्याने परिस्थितीचा विचार करायला पाहिजे. त्याचबरोबर करण्याजोग्या कुठच्याही गोष्टी फाइलीत नोंदवायच्या असतात.
१) पेंडिंग ट्रे’, पेंडिंग वर्कलिस्ट ह्या सरस पद्धती आहेत.
२) अधिकारीवर्गातही दोन प्रकार आढळतातच. एक स्वतःहून मार्ग शोधणारे, दुसरा मार्ग दाखवला तरच त्या वाटेने जाणारे, प्रत्येकाचा प्रकार ओळखून त्यांना कामे सोपवावी लागतात.
३) एखादी गोष्ट नाही झाली, तर काय होऊ शकेल, वाईटात वाईट काय होऊ शकेल, याची उघड चर्चा आवश्यक आहे. त्यामुळे वरिष्ठाची अडवणूक करण्याची बुद्धीच कोणाला होणार नाही.
४) सगळ्यांनाच कामाचा मोबदला पैशात पाहिजे असतो आणि सन्मानही हवा असतो. पण काहींना सन्मान पैशापेक्षा जास्त महत्त्वाचा असतो आणि कष्टकऱ्याला पैसा जास्त महत्त्वाचा असतो.
५) कामाच्या रचनेतच अशी व्यवस्था पाहिजे, की मधूनमधून एकाग्रतेने डोके चालवून काम करावे लागेल आणि मधूनमधून कमी एकाग्रतेचे बिनडोक काम करता येईल. याने विरंगुळा मिळतो आणि काम चालू राहते.
६) चूक झाल्यावर निस्तरण्यापेक्षा आधी चूक होऊ नये म्हणून चौपट मेहेनत करावी लागते. कारण प्रत्येक कामाला एकच एक पर्याय कधीच नसतो. घोटाळ्यापेक्षा तयारी ही पैशाने स्वस्त पडते. शिवाय आत्मसन्मान राखता येतो. मॉनिटरिंग हे मुख्यतः ‘प्रिव्हेंटिव्ह’ आहे. आणीबाणीत ‘क्युरेटिव्ह’ म्हणून याच पद्धतीचा वापर करता येतो.
७) मनात आलेल्या शंका, कौतुक, टीका, सूचना लगेच रेकॉर्ड करणे महत्त्वाचे. ते योग्य त्या व्यक्ती हजर असतानाच बोलायचे हे नक्की.
८) या पद्धतीमुळे अनेक वरिष्ठ अधिकाऱ्यांना आपण हाताखालच्याचा सेक्रेटरी किंवा पी.ए. झाल्यासारखे वाटते. याला विरोध करण्यापेक्षा सुरुवातीला ते मान्य करणे हे जास्त सोपे आहे. सगळ्या नोंदी समोरच्याने ठेवायला पाहिजेत, पण याची नोंद स्वतःकडे करण्याला पर्याय नाही.
९) खास काम असल्याशिवाय मॉनिटरची नेमणूक कोणी करत नाही. काम खास असले तर सर्वांना खास मेहनत घ्यावीच लागणार. ‘भोंगा ते भोंगा’ ही व्यवस्था पैशाच्या हिशेबासाठी ठीक आहे. (ओव्हरटाईम मोजायला वगैरे) पण जे काम वेळापत्रकाप्रमाणे व्हायला पाहिजे आणि झालेले नाही, ते जास्त वेळ थांबून संपवायलाच पाहिजे.
१०) जरुरीप्रमाणे प्रश्नाच्या कितीही खोलात जायची तयारी असते. कोणी थापा मारत असला तरी मॉनिटरला त्या पचत नाहीत. हे सगळ्यांना एकदा माहीत झाले, की थापा मारण्याचे प्रमाणच कमी होते.
११) निघालेल्या मुद्द्यांची यादी कितीही मोठी असली, तरी त्याच्या अग्रक्रमामुळे पुढे-मागे (आधी-नंतर) करणे याकडे मॉनिटरचे सतत लक्ष असते.
१२) काम पूर्ण होण्याचा दिवस खरोखर पाळण्यासाठी प्रत्येक महिन्याचा कार्यक्रम, प्रत्येक आठवड्याचा, हरएक दिवसाचा शब्द पाळावा लागतो.
१३) एका वेळेला एक गोष्ट करणे ही कल्पना कितीही सोईस्कर असली, तरी हे फक्त काहींनाच शक्य आहे. जशी जास्त जबाबदारी तसे एकाचवेळी अनेक गोष्टींचे भान ठेवण्याचे प्रसंग सारखेच येणार.
१४) आय.एस.ओ. या संपूर्ण कल्पनेचे मूळ नियोजनतंत्र, नियंत्रणपद्धत हेच आहे. फक्त प्रत्यक्षात त्या पद्धतीतली मूळ कल्पना बाजूला राहते आणि नुसते आय.एस.ओ. शिफारसपत्र मिळते. सी (कॉस्ट), क्यू (क्वालिटी), एस. (स्पीड) यात सुधारणा होत नाही असे बरेच वेळा आढळते.
१५) सीक्यूएस मॉनिटरिंग शास्त्र विकसित झाले तेव्हा कॉम्प्युटर्स नव्हते. त्यामुळे कागदाच्या वापरावर, लिखाणावरच संपूर्ण मॉनिटरिंग शास्त्र बेतलेले आहे. १६) ट्रेनिंग प्रोग्रॅममध्ये एक प्रश्न नेहमी निघतो. एवढे फाइलिंग (कागदावरचे असो किंवा कॉम्प्यूटरचे असो) करायला वेळ कुठून आणायचा? सध्याच्या शिक्षणपद्धतीत तयार झालेल्या इंजिनिअर्सचे लिखाण, रेकॉर्डस् यांच्याशी वाकडे असते. त्या पूर्वग्रहातून आलेला प्रश्न आहे हा. प्रत्यक्षात मॉनिटरिंग उर्फ पूर्ण नियोजन पद्धतीने कमी वेळात जास्त काम करता येते आणि डोके कायम शांत राहते. शेवटी वेळ वाचतो. ई) आता प्रत्यक्ष पद्धतीबद्दल टीपा अशा एकूण ४ प्रकारचे तक्ते (चार्ट) बनवायचे नि सांभाळायचे असतात. वर्क चार्ट मालकाला (क्लायंट जो कोणी असेल तो – व्यक्ती, संस्था, कंपनी, सरकारी विभाग, कोणीही) नेमके काय काम करून पाहिजे, त्याची किंमत, त्याचा दर्जा त्याचा वेग याची पक्की व्याख्या करून कागदावर नोंद करणे. प्रत्येकच मालकाला स्वस्तात स्वस्त, चांगल्यात चांगले आणि लवकरात लवकर काम हवे असते. या तीनही गोष्टींपैकी सर्वांत महत्त्वाचे काय, हे मालकांनी सांगणे अपेक्षित आहे. किंमत, वेळ वगैरे नंतर बघता येईल, पण काय हवे हे तरी स्पष्ट असावे लागते.
ब्रॉड चार्ट तयार झालेल्या वर्कचार्टमध्ये तारखांचा संदर्भ वाढवणे, किती महिन्यात, वर्षात किती काम व्हायला पाहिजे, त्याची पैसे उभे करण्याची, खर्चण्याची योग्य तारीख ठरवून जो तयार होतो, तो ब्राँड चार्ट. यामध्ये खर्च, गुणवत्ता व वेग या तिन्हींच्या कल्पना स्पष्ट झालेल्या असतात.
डेट चार्ट – प्रत्येक दिवशी काय घडायला पाहिजे, काय चालू व्हायला पाहिजे, काय पूर्ण व्हायला पाहिजे, कुठच्याही कामाच्या बारीक भागाचा क्रम लिहिणे आणि कुठच्याही गोष्टीच्या रकान्यापुढे ती कोणी करायची, याची नोंद यात असते. जरुरी, अंतर याप्रमाणे या डेट चार्टच्या झेरॉक्स कॉपीज वरिष्ठाकडे, क्लायंटकडे रोज पोचवायच्या किंवा पाठवायच्या असतात. साइटवरच्या मॉनिटरला लोक गमतीने ‘टेपरेकॉर्डर’ म्हणतात. ‘टेपरेकॉर्डर’मुळे वास्तव नसलेल्या विचारांना खीळ बसते. ‘रिअॅलिझम’ हा तर संपूर्ण व्यवस्थापनशास्त्राचा प्राण आहे.
टास्क चार्ट डेट चार्टमधल्या प्रत्येक नोंदीसमोर काम कोणी करायचे, त्याचे नाव लिहिलेले असतेच. त्या व्यक्तीच्या कामाची यादी बनवून, त्याला त्याची प्रत जरुरीप्रमाणे पुन्हा पुन्हा मिळत राहते. त्यात महत्त्वाचे काय, कमी महत्त्वाचे काय हे लिहिण्याची विशिष्ट पद्धत असते.
खरे म्हणजे फाइल कशी, कागदाचा आकार, रकान्यांची रचना, कुठे काय लिहायचे सगळ्या गोष्टी विशिष्ट पद्धतीने करायच्या असतात. रिंग किंवा बॉक्स फाइल्सच वापरायच्या असतात, आणि बुक फॉर्म फाइलिंग (सर्वांत आधीचा कागद वर नि शेवटचा मागे) करायचे असते. नको असलेले कागदही कुठे कसे ठेवायचे, हे ठरलेले असते. हे सगळे इतके कॉम्प्युटरसारखे आहे, की पूर्वी आम्हा मॉनिटर्सना ‘मॅन्युअल कॉम्प्युटर्स’ म्हणूनच ओळखायचे. हे झाले मूळ पूर्णनियोजनाबद्दलच्या पद्धतीबद्दल. फक्त चार प्रकारच्या तक्त्यांमुळे कामावरचे नियंत्रण किती वाढते यासाठी मात्र त्याच्या तपशिलात शिरायला हवे. कितीही बारीक घटना असो, या पद्धतीमधून ती सुटतच नाही.
कुठचीही सिस्टिम ९८% वेळेला पाळून २% वेळांना स्वतःचे ‘स्वत्व’ त्यात मिसळणे हे व्यवस्थापनशास्त्राला केव्हाही मान्यच आहे. ‘माणसाचं मशीन बनवायला निघालेयत्’ वगैरे आरोप खोटे आहेत. फ) कामगारांच्या वागण्याच्या बाबतीत आरडाओरडा करायचा, शिव्या द्यायच्या आणि पैसे कापायची सतत धमकी द्यायची, ही एकच पद्धत त्यांना माहीत असते आणि हे वागणे म्हणजे देखरेख अशी त्यांची प्रामाणिक समजूत असते. याउलट ‘सायकॉलॉजिकल हँडलिंग’ ही पूर्ण नियोजनाची कल्पना असल्यामुळे या कशाचीच तिथे जरूर पडत नाही.
कामगार ठेकेदारांकडे रोजंदारीने काम करतात. त्यांना रोज किती रुपये मिळतात, हे आपल्याला माहीत असते; पण मापाचा व्यवहार ठेकेदाराशी ठरलेला असतो. बऱ्याच वेळा तो तोंडी असतो. लेखी कागद असला तरी तो सगळ्या अटींसकट आणि संबंधितांच्या सह्या वगैरे करून पद्धतशीरपणे केलेला क्वचितच सापडतो. पूर्ण नियोजनात हा करार लागतोच. काम काय, दर्जाचा नमुना सगळे त्यात असते. कुठचे काम त्यात अपेक्षित नाही, तेही लिहिलेले असते. बाजारातल्या इतर दरांशी तुलना, अभ्यास अवश्य करावा ; पण दरात घासाघीस करू नये. चांगले काम करवून मात्र अवश्य घ्यावे.
एखाद्या ठेकेदाराचा लेबर रेट त्याला न परवडणारा दिसत असला, तरी तात्पुरत्या मोहाला बळी पडून मॉनिटरने तो मान्य करू नये. कारण न परवडल्यामुळे तो ठेकेदार ते काम अर्धवट सोडून जाण्याची शक्यता खूप. सुशिक्षितांच्यात तोटा झाला तरी नाव राखण्यासाठी काम पूर्ण करणारे लोक सापडतात; पण कामगार, ठेकेदारांच्यात असे कोणी नसते. इंग्रजीमधली ‘चीप इज चीप’ ही म्हण कायम लक्षात ठेवायला हवी.
माझा भारतातील तीस कामांचा अनुभव सांगतो की वरील पद्धतींमुळे सरासरी २९% वेळात कामे पूर्ण होतात! निष्कर्ष (कन्क्लूजन)
सीक्यूएस पद्धतीमध्ये खास गोष्ट अशी आहे की कामगारांना रास्त मोबदला मिळण्याची आणि सन्मानाने वागणूक मिळण्याची खात्री वाटते. त्यामुळे कामगार सर्व शक्ती पणाला लावून काम करतात. कामचुकारपणा, अस्पष्ट किंवा गोंधळजनक सूचना यांचा पूर्ण अभाव असतो. प्रत्येक कृतीवर मॉनिटरचे नियंत्रण असल्याने बारिकशी चूक झाली तरी ती लगेच लक्षात येते आणि मोठा घोटाळा पूर्ण टळतो. थोडक्यात योग्य इंजिनीअरिंग तंत्रांबरोबर कामगारांकडून काम करवून घेण्याच्या अॅप्लाइड सायकॉलॉजीच्या सीक्यूएस या खास तंत्रामुळे एरवी अशक्य वाटणाऱ्या गोष्टी शक्य करून दाखवता येतात. त्यामधल्या इंजिनिअरिंगच्या भागाबरोबरच ‘सायकॉलॉजिकल हँडलिंग’ ही गोष्ट महत्त्वाची आहे.
२१-इ ३, गिरिजाशंकरविहार, कर्वेनगर, पुणे – ४११ ०५२.